Torek Kuro apskaita
Atnaujinta
Kuro apskaita — tai ne kvitų segtuvas, o palyginimas: kiek kuro vienetas turėjo sunaudoti pagal normą ir kiek sunaudojo faktiškai. Skirtumas yra vertingiausias skaičius parke — jis rodo arba techninę problemą, arba vietą, kur pinigai išteka.
Torek turi atskirą kuro modulį: pylimai, versijuojamos normos, automatiškai pažymimos anomalijos, kuro kortelių išrašų importas ir mėnesinis degalų nurašymo aktas buhalterijai. Viskas prie tos pačios technikos kortelės, kurioje kaupiama rida ir motovalandos — todėl sąnaudų nukrypimai matomi šalia priežiūros istorijos, o ne atskirame faile.
Frazė „kuro apskaitos programa“ Lietuvoje dažnai reiškia buhalterinę programą. Iš tiesų tai du skirtingi įrankiai, kurie atsako į skirtingus klausimus:
Torek yra antrasis įrankis: pylimai, normos, faktas prieš normą, nukrypimai ir mėnesinis degalų nurašymo aktas. PVM ir didžiosios knygos Torek neveda, tai lieka buhalterinėje programoje. Skirtumas trumpai:
| Klausimas | Buhalterinė kuro apskaita | Torek kuro modulis |
|---|---|---|
| Kiek kuro nupirkta ir kaip jį nurašyti? | Taip — pagrindinė paskirtis | Pagrindas nurašymui: mėnesinis aktas PDF ir failas Rivilei ar kitai programai |
| Kiek turėjo sunaudoti konkretus vienetas? | Pagal bendrą normą | Pagal to vieneto versijuojamą normą ir sezoną |
| Kodėl sąnaudos auga? | Neatsako | Nuokrypis šalia remonto ir priežiūros istorijos |
| Kas neįtikėtina ar dubliuota? | Rankinė peržiūra | Automatinis žymėjimas ir vadovo peržiūros eilė |
| Sąskaitos, PVM, didžioji knyga | Taip | Ne — perduodama buhalterijai |
Tokiu pat būdu eksportuojami dalių nurašymas ir tiekėjų sąskaitos. Eksportas į buhalteriją yra atskiras modulis, kurį įjungiame įmonei. Tiesioginių jungčių su kitomis buhalterinėmis programomis kol kas nėra, todėl perduodamas failas.
| Lygis | Kaip atrodo | Ką pasako | Ko nepasako |
|---|---|---|---|
| Kvitai | Čekiai segtuve, suma mėnesio gale | Kiek išleista | Nieko apie priežastis |
| Excel | Pylimai ir rodmenys suvedami ranka | Vidutines sąnaudas vienetui | Kodėl jos keičiasi |
| Prie technikos istorijos | Sąnaudos šalia ridos, motovalandų ir remontų | Nukrypimą ir jo kontekstą | — |
Praktinė pastaba: dažniausia klaida — vytis procento tikslumą. Apskaitos tikslas ne buhalterinė precizika, o anksti pastebėtas nuokrypis; +8 % du mėnesius iš eilės yra signalas, net jei absoliutūs skaičiai netikslūs.
Dešimčiai vienodų automobilių nereikia dešimties atskirų normų. Jiems užtenka vienos normos kortelės: pakeitus normą kortelėje, ji galioja visiems jos automobiliams. Kitokiems automobiliams — sava kortelė arba sava norma.
Norma gali būti vasaros ir žiemos, o sezonų datas įmonė nustato pati — mėnesiu ir diena. Numatyta žiema yra nuo lapkričio pradžios iki kovo pabaigos; jei jūsų tvarkoje žiemos norma taikoma kitu laiku, datos pakeičiamos.
Kiekviena norma turi galiojimo pradžią, todėl pakeitimai veikia tik į priekį: jau suskaičiuoti mėnesiai ir suformuoti nurašymo aktai nesikeičia — nei pakeitus normą, nei sezonų datas.
Žemiau — tai, kas sistemoje jau veikia, o ne planai. Kuro modulis remiasi ta pačia technikos kortele, prie kurios kaupiami ridos ir motovalandų rodmenys.
Ko modulis nedaro: neima duomenų tiesiai iš degalinių ar kortelių tiekėjų sąsajų — išrašas parsisiunčiamas iš tiekėjo savitarnos ir įkeliamas failu; neseka lokacijos, o kuro sąnaudas skaičiuoja iš pylimų rodmenų, ne iš telematikos duomenų; neskaito kvitų nuotraukų.
Kuro nukrypimas, kurio priežastis techninė, turi virsti įrašu — defektu arba planiniu darbu darbų valdymo sistemoje. O sprendimas „remontuoti ar keisti“ be kuro sąnaudų eilutės visada bus nepilnas — ji pildo tą patį vieneto kaštų paveikslą kaip ir registruoti remonto darbai.
Taip — technikos parko prasme. Torek kuro modulis fiksuoja pylimus, lygina faktą su norma kiekvienam technikos vienetui, žymi anomalijas, importuoja kuro kortelių išrašus ir formuoja mėnesinį degalų nurašymo aktą.
Tai nėra buhalterinė programa: PVM deklaracijų ar didžiosios knygos Torek neveda. Buhalterijai perduodamas nurašymo aktas (PDF), nuokrypių ataskaita (PDF, Excel ar CSV), o įjungus eksporto modulį — ir degalų nurašymo failas buhalterinei programai.
Buhalterinė programa apskaito kurą pinigais: kiek nupirkta, koks PVM ir kiek nurašyta į sąnaudas. Torek apskaito kurą kiekvienai mašinai: kiek ji sudegino, palyginus su jos norma, ir kodėl, nes kuro įrašai gyvena šalia ridos, motovalandų ir remonto istorijos.
Jos viena kitos nekeičia, o dirba kartu. Torek suformuotas degalų nurašymas eksportuojamas į Rivilę (Rivilė GAMA — EIP XML, Rivilė ERP — XLSX) arba universaliu XLSX ar CSV failu kitai programai, o kuras nurašomas buhalterinėje programoje. Tiesioginių jungčių su kitomis buhalterinėmis programomis kol kas nėra.
Degalinės ataskaita pasako, kiek kuro nupirkta, bet ne kiek jo turėjo būti sunaudota. Apskaitos esmė — palyginti faktą su norma konkrečiam vienetui ir pastebėti nukrypimą.
Nukrypimas beveik visada turi priežastį: pasikeitęs darbo pobūdis, techninė problema arba drausmės klausimas.
Vilkikams norma dažniausiai rišama prie kilometrų, savaeigei technikai — prie motovalandų. Pradinis taškas — gamintojo duomenys, bet tikroji norma išvedama iš savo pačių istorijos: 2–3 mėnesių fakto vidurkis konkrečiam vienetui konkrečiame darbe.
Ne. Vienodiems automobiliams užtenka vienos normos kortelės — pavyzdžiui, dešimčiai vienodų automobilių viena kortelė. Pakeitus normą, ji galioja visiems kortelės automobiliams, o ankstesni skaičiavimai ir aktai nesikeičia.
Užsikimšęs oro filtras, pavėluotas purkštukų aptarnavimas, nusidėvėjusi važiuoklė ar netinkamas padangų slėgis pirmiausia pasimato ne gedimu, o keliais procentais didesnėmis sąnaudomis.
Todėl kuro duomenys prasmingiausi ne atskiroje skaičiuoklėje, o šalia technikos priežiūros istorijos — ten matosi, ar augimas sutampa su artėjančiu aptarnavimo terminu.
Trijose vietose: rodmenis reikia perrašinėti ranka, formulės genda tyliai, o kuro failas negyvena kartu su remonto istorija — todėl „kodėl šitas vienetas ryja daugiau“ lieka be atsakymo.
Taip. Išrašas įkeliamas CSV arba Excel (.xlsx) failu: atpažįstami Circle K, Neste, Viada ir Orlen formatai, taip pat bendrinis stulpelių išdėstymas. Prieš išsaugant matyti, kas bus sukurta, o pakartotinis to paties failo įkėlimas įrašų nedubliuoja.
Tiesioginio ryšio su degalinių sistemomis nėra — failą reikia parsisiųsti iš kortelių tiekėjo savitarnos ir įkelti. Pylimus galima vesti ir ranka; vairuotojas savo pylimus įveda pats ir mato tik savo įrašus.
Taip. Mėnesinis degalų nurašymo aktas formuojamas PDF formatu — vienam technikos vienetui arba visam parkui. Jame — odometras mėnesio pradžioje ir pabaigoje, kuro likučiai litrais ir eurais, kiek sunaudota pagal normą ir kiek pereikvota, pylimų sąrašas, vairuotojų suvestinė ir CO₂. Aktas remiasi tais pačiais įrašais, iš kurių skaičiuojamas faktas prieš normą, todėl akte ir nuokrypių ataskaitoje figūruoja tie patys skaičiai.
Ar tokios formos pakanka jūsų apskaitos politikai, verta pasitikslinti su buhalteriu — reikalavimai priklauso nuo įmonės veiklos.
Pylimas, kurio rida mažesnė už ankstesnį tos mašinos rodmenį arba didesnė už vėlesnį, automatiškai anuliuojamas su paaiškinimu ir į sąnaudų skaičiavimą nepatenka. Atgaline data įvestas pylimas lyginamas su tos datos rodmenimis, todėl vėliau suvestas senesnis čekis klaida nelaikomas vien dėl to, kad mašina jau nuvažiavo daugiau.
Vairuotojas savo pylimą gali atkurti, kai klaidą pataiso; vadovas — visada.
Taip. Įmonė, kuriai reikia tik kelionės lapų ir kuro apskaitos, gali naudoti tik šią dalį — be remonto modulių. Kelionių administratorius tvirtina lapus, tvarko kuro normas ir kuria darbuotojus, o vairuotojas mato ir pildo tik savo keliones ir pylimus.
Demonstracija su jūsų technikos sąrašu ir realiais rodmenimis.
Susisiekti