Torek Kuro apskaita
Atnaujinta
Kuro apskaita — tai ne kvitų segtuvas, o palyginimas: kiek kuro vienetas turėjo sunaudoti pagal normą ir kiek sunaudojo faktiškai. Skirtumas yra vertingiausias skaičius parke — jis rodo arba techninę problemą, arba vietą, kur pinigai išteka.
Torek turi atskirą kuro modulį: pylimai, versijuojamos normos, automatiškai pažymimos anomalijos, kuro kortelių išrašų importas ir mėnesinis degalų nurašymo aktas. Viskas prie tos pačios technikos kortelės, kurioje kaupiama rida ir motovalandos — todėl sąnaudų nukrypimai matomi šalia priežiūros istorijos, o ne atskirame faile.
Frazė „kuro apskaitos programa“ Lietuvoje dažniausiai reiškia buhalterinę programą, kuri nurašo kurą pagal normas ir formuoja apskaitos dokumentus. Torek sprendžia kitą klausimą — kodėl konkretus vienetas sunaudoja daugiau, negu turėtų. Skirtumas trumpai:
| Klausimas | Buhalterinė kuro apskaita | Torek kuro modulis |
|---|---|---|
| Kiek kuro nupirkta ir kaip jį nurašyti? | Taip — pagrindinė paskirtis | Pagrindas nurašymui: mėnesinis aktas PDF |
| Kiek turėjo sunaudoti konkretus vienetas? | Pagal bendrą normą | Pagal to vieneto versijuojamą normą ir sezoną |
| Kodėl sąnaudos auga? | Neatsako | Nuokrypis šalia remonto ir priežiūros istorijos |
| Kas neįtikėtina ar dubliuota? | Rankinė peržiūra | Automatinis žymėjimas ir vadovo peržiūros eilė |
| Sąskaitos, PVM, didžioji knyga | Taip | Ne — perduodama buhalterijai |
| Lygis | Kaip atrodo | Ką pasako | Ko nepasako |
|---|---|---|---|
| Kvitai | Čekiai segtuve, suma mėnesio gale | Kiek išleista | Nieko apie priežastis |
| Excel | Pylimai ir rodmenys suvedami ranka | Vidutines sąnaudas vienetui | Kodėl jos keičiasi |
| Prie technikos istorijos | Sąnaudos šalia ridos, motovalandų ir remontų | Nukrypimą ir jo kontekstą | — |
Praktinė pastaba: dažniausia klaida — vytis procento tikslumą. Apskaitos tikslas ne buhalterinė precizika, o anksti pastebėtas nuokrypis; +8 % du mėnesius iš eilės yra signalas, net jei absoliutūs skaičiai netikslūs.
Žemiau — tai, kas sistemoje jau veikia, o ne planai. Kuro modulis remiasi ta pačia technikos kortele, prie kurios kaupiami ridos ir motovalandų rodmenys.
Ko modulis nedaro: neima duomenų tiesiai iš degalinių ar kortelių tiekėjų sąsajų — išrašas parsisiunčiamas iš tiekėjo savitarnos ir įkeliamas failu; neseka lokacijos ir nenaudoja telematikos duomenų; neskaito kvitų nuotraukų.
Kuro nukrypimas, kurio priežastis techninė, turi virsti įrašu — defektu arba planiniu darbu darbų valdymo sistemoje. O sprendimas „remontuoti ar keisti“ be kuro sąnaudų eilutės visada bus nepilnas — ji pildo tą patį vieneto kaštų paveikslą kaip ir registruoti remonto darbai.
Taip — technikos parko prasme. Torek kuro modulis fiksuoja pylimus, lygina faktą su norma kiekvienam technikos vienetui, žymi anomalijas, importuoja kuro kortelių išrašus ir formuoja mėnesinį degalų nurašymo aktą.
Tai nėra buhalterinė programa: sąskaitų, PVM deklaracijų ar didžiosios knygos Torek neveda. Buhalterijai perduodamas nurašymo aktas ir nuokrypių ataskaita (CSV).
Buhalterinė programa atsako, kiek kuro nupirkta ir kaip jį nurašyti. Torek atsako, kiek kuro konkretus vienetas turėjo sunaudoti pagal normą ir kodėl sunaudojo daugiau — nes kuro įrašai gyvena šalia ridos, motovalandų ir remonto istorijos.
Abu sprendimai vienas kito nekeičia: Torek duoda pagrįstą nurašymo aktą, buhalterinė programa jį užpajamuoja.
Degalinės ataskaita pasako, kiek kuro nupirkta, bet ne kiek jo turėjo būti sunaudota. Apskaitos esmė — palyginti faktą su norma konkrečiam vienetui ir pastebėti nukrypimą.
Nukrypimas beveik visada turi priežastį: pasikeitęs darbo pobūdis, techninė problema arba drausmės klausimas.
Vilkikams norma dažniausiai rišama prie kilometrų, savaeigei technikai — prie motovalandų. Pradinis taškas — gamintojo duomenys, bet tikroji norma išvedama iš savo pačių istorijos: 2–3 mėnesių fakto vidurkis konkrečiam vienetui konkrečiame darbe.
Užsikimšęs oro filtras, pavėluotas purkštukų aptarnavimas, nusidėvėjusi važiuoklė ar netinkamas padangų slėgis pirmiausia pasimato ne gedimu, o keliais procentais didesnėmis sąnaudomis.
Todėl kuro duomenys prasmingiausi ne atskiroje skaičiuoklėje, o šalia technikos priežiūros istorijos — ten matosi, ar augimas sutampa su artėjančiu aptarnavimo terminu.
Trijose vietose: rodmenis reikia perrašinėti ranka, formulės genda tyliai, o kuro failas negyvena kartu su remonto istorija — todėl „kodėl šitas vienetas ryja daugiau“ lieka be atsakymo.
Taip. Išrašas įkeliamas CSV failu: atpažįstami Circle K, Neste, Viada ir Orlen formatai, taip pat bendrinis stulpelių išdėstymas. Prieš išsaugant rodoma peržiūra, kurioje matyti, kas bus sukurta, o pakartotinis to paties failo įkėlimas įrašų nedubliuoja.
Tiesioginio ryšio su degalinių sistemomis nėra — failą reikia parsisiųsti iš kortelių tiekėjo savitarnos ir įkelti. Pylimus galima vesti ir ranka; vairuotojas savo pylimus įveda pats ir mato tik savo įrašus.
Taip. Mėnesinis degalų nurašymo aktas formuojamas PDF formatu — vienam technikos vienetui arba visam parkui. Jis remiasi tais pačiais įrašais, iš kurių skaičiuojamas faktas prieš normą, todėl akte ir nuokrypių ataskaitoje figūruoja tie patys skaičiai.
Ar tokios formos pakanka jūsų apskaitos politikai, verta pasitikslinti su buhalteriu — reikalavimai priklauso nuo įmonės veiklos.
30 minučių demonstracija su jūsų technikos sąrašu ir realiais rodmenimis.
Susisiekti