Įmonės automobilių apskaita: istorija, kaštai, priminimai

Problema, kuri auga tyliai

Kol automobilių penki, viską atsimena administratorius. Ties dešimčia prasideda klausimai be atsakymų: kuriai mašinai baigiasi techninė apžiūra? Kiek mums pernai kainavo tas mikroautobusas? Ar šitas gedimas jau buvo taisytas? Atsakymai išsibarstę po sąskaitas, el. laiškus ir buvusio vadybininko atmintį.

Kaip tai veikia be savo dirbtuvės

1. Vairuotojas pastebi problemą — pažymi telefonu su nuotrauka: „barška priekyje“, „dega lemputė“. Užtenka minutės.
2. Atsakingas žmogus mato visus parko įrašus — sprendžia, kas vežama į servisą dabar, o kas palauks.
3. Serviso darbas suvedamas prie vieneto — data, rida, darbai, servisas ir jo sąskaita su PDF kopija. Sąskaita nustoja būti popierius segtuve ir tampa istorijos eilute.
4. Priminimai dirba patys — planinė priežiūra seka techninę apžiūrą pagal datą, tepalus pagal ridą, ir parkas nebeturi „pamirštų“ mašinų.

Išorinis servisas: sąskaitos ir rida prie remonto

Remontui nurodoma, kas jį atliko — savo dirbtuvė ar išorinis servisas. Išoriniam remontui pasirenkamas servisas iš įmonės tiekėjų sąrašo, o prie remonto prisegamos jo sąskaitos su PDF kopija. Vienam remontui jų gali būti kelios, pavyzdžiui, dalys ir darbas atskirai. Sąskaitos įeina į remonto kaštus ir mėnesio remontų ataskaitą, todėl automobilio kaina skaičiuojama iš tikrų sumų, o ne iš atminties.

Sumas mato ir įveda tik vadovai, turintys tvirtinimo teisę — kiti darbuotojai jų nemato. Išorinis servisas yra atskiras modulis, įjungiamas pagal poreikį.

Užbaigiant remontą įrašoma rida. Automobiliui be kelionės lapų apsilankymas servise dažnai yra vienintelė proga ją užfiksuoti. Rodmuo patenka į rodmenų istoriją ir iš karto atnaujina planinės priežiūros terminus, o mažesnis už ankstesnį atmetamas — rašybos klaida istorijos nesugadina.

Terminai, kurie nėra aptarnavimas

Automobilis turi ir su nusidėvėjimu nesusijusių terminų: techninė apžiūra, draudimas, kelių mokestis, sunkesniems — tachografo patikra ir gesintuvas, dar garantijos pabaiga. Torek šias datas laiko technikos kortelėje, o parko sąraše spalva parodo, kuris terminas artėja ar jau praėjęs — atskiros lentelės „kas baigiasi šį mėnesį“ nebereikia.

Kurie terminai jums taikomi ir kaip dažnai, priklauso nuo transporto klasės — sistema saugo jūsų įvestas datas, bet nesprendžia, kokios taisyklės jums galioja.

Kuras ir kelionės lapai prie to paties automobilio

Tarnybiniam automobiliui be remonto istorijos dažniausiai reikia dar dviejų dalykų — kuro sąnaudų ir kelionės lapų. Torek juos veda prie tos pačios kortelės, bet kiekvienas skaičiuojamas iš savo įrašų:

• Kuro apskaita — pylimus vairuotojas įveda pats arba jie įkeliami iš kuro kortelių išrašo (CSV). Kuro sąnaudos skaičiuojamos tik iš pylimų: tarp dviejų pilnų bakų, pagal pylimo metu įvestą odometro ar motovalandų rodmenį. Kiekvienam automobiliui skaičiuojamas faktas prieš jo normą, neįtikėtini įrašai pažymimi automatiškai, o mėnesio gale formuojamas degalų nurašymo aktas PDF formatu.
• Kelionės lapai — vairuotojas pildo savo lapą telefone (veikia ir be ryšio) ir pateikia tvirtinti, numerį skiria sistema. Vadovas lapą tvirtina naršyklėje arba grąžina taisyti su priežastimi, o patvirtinto lapo galutinė rida atnaujina automobilio ridą. Asmeninės kelionės maršrutas išvalomas — lieka tik kilometrai.

Patvirtinto kelionės lapo rida, pylimų ir aptarnavimų rodmenys kaupiasi vienoje technikos rodmenų istorijoje, o pagal ją prognozuojami planinės priežiūros terminai — pavyzdžiui, tepalų keitimas ar kitas aptarnavimas.

Kai parkas mišrus

Jei šalia lengvųjų ir mikroautobusų yra ir sunkiosios technikos — principai tie patys, keičiasi tik matai: automobiliams rida ir data, savaeigei technikai motovalandos. Viskas gyvena viename parke, o jei turite ir savo dirbtuvę — įrašai virsta pilnu remonto darbų registravimu su savo mechanikais ir dalių sandėliu.