Įmonės automobilių apskaita: istorija, kaštai, priminimai

Problema, kuri auga tyliai

Kol automobilių penki, viską atsimena administratorius. Ties dešimčia prasideda klausimai be atsakymų: kuriai mašinai baigiasi techninė apžiūra? Kiek mums pernai kainavo tas mikroautobusas? Ar šitas gedimas jau buvo taisytas? Atsakymai išsibarstę po sąskaitas, el. laiškus ir buvusio vadybininko atmintį.

Kaip tai veikia be savo dirbtuvės

1. Vairuotojas pastebi problemą — pažymi telefonu su nuotrauka: „barška priekyje“, „dega lemputė“. Užtenka minutės.
2. Atsakingas žmogus mato visus parko įrašus — sprendžia, kas vežama į servisą dabar, o kas palauks.
3. Serviso darbas suvedamas prie vieneto — data, rida, darbai, suma. Sąskaita nustoja būti popierius segtuve ir tampa istorijos eilute.
4. Priminimai dirba patys — techninė apžiūra pagal datą, tepalai pagal ridą, ir parkas nebeturi „pamirštų“ mašinų.

Terminai, kurie nėra aptarnavimas

Automobilis turi ir su nusidėvėjimu nesusijusių terminų: techninė apžiūra, draudimas, kelių mokestis, sunkesniems — tachografo patikra ir gesintuvas, dar garantijos pabaiga. Torek šias datas laiko technikos kortelėje, o parko sąraše spalva parodo, kuris terminas artėja ar jau praėjęs — atskiros lentelės „kas baigiasi šį mėnesį“ nebereikia.

Kurie terminai jums taikomi ir kaip dažnai, priklauso nuo transporto klasės — sistema saugo jūsų įvestas datas, bet nesprendžia, kokios taisyklės jums galioja.

Kuras ir kelionės lapai prie to paties automobilio

Tarnybiniam automobiliui be remonto istorijos dažniausiai reikia dar dviejų dalykų — kuro sąnaudų ir kelionės lapų. Abu remiasi ta pačia rida, todėl Torek juos veda prie tos pačios kortelės:

• Kuro apskaita — pylimus vairuotojas įveda pats arba jie įkeliami iš kuro kortelių išrašo (CSV). Kiekvienam automobiliui skaičiuojamas faktas prieš jo normą, neįtikėtini įrašai pažymimi automatiškai, o mėnesio gale formuojamas degalų nurašymo aktas PDF formatu.
• Kelionės lapai — vairuotojas pildo savo lapą naršyklėje ir pateikia tvirtinti, numerį skiria sistema. Vadovas lapą patvirtina arba grąžina taisyti su priežastimi, o patvirtinto lapo galutinė rida atnaujina automobilio ridą. Asmeninės kelionės maršrutas išvalomas — lieka tik kilometrai.

Taip vienas ridos rodmuo tarnauja trims dalykams iš karto: kuro normai, kelionės lapui ir tepalų keitimo ar kito aptarnavimo priminimui.

Kai parkas mišrus

Jei šalia lengvųjų ir mikroautobusų yra ir sunkiosios technikos — principai tie patys, keičiasi tik matai: automobiliams rida ir data, savaeigei technikai motovalandos. Viskas gyvena viename parke, o jei turite ir savo dirbtuvę — įrašai virsta pilnu remonto darbų registravimu su savo mechanikais ir dalių sandėliu.