Torek Kelionės lapai
Atnaujinta
Kelionės lapai telefone: vairuotojas pildo kelionėje, vadovas tvirtina
Kelionės lapas — dokumentas, fiksuojantis įmonės transporto keliones: datą, ridą, laiką, vairuotoją ir tikslą. Jis pagrindžia kuro ir transporto sąnaudas. Silpniausia vieta visada ta pati: rodmenys surašomi mėnesio gale iš atminties.
Torek kelionės lapas pildomas tada, kai važiuojama. Vairuotojas kelionę pradeda ir baigia telefone (veikia ir be ryšio), vadovas lapą tvirtina naršyklėje, o patvirtinta rida tampa technikos odometro rodmeniu, pagal kurį planuojama priežiūra. GPS įrangos nereikia.
Kaip vairuotojas pildo lapą telefone
Automobilis pasirenkamas vieną kartą — programėlė jį prisimena ir kitą dieną. Toliau diena paprasta: pradėti kelionę, ją baigti, o dienos pabaigoje pateikti lapą. Lapo iš anksto kurti nereikia — jis atsiranda, kai pradedama pirma dienos kelionė.
- Pamiršta kelionė. Jei vairuotojas nespėjo pradėti kelionės, jis ją įveda vėliau kaip jau įvykusią.
- Vykstanti kelionė nepasimiršta. Kol kelionė nebaigta, vairuotojas ją mato vos atsidaręs programėlę — sunku pamiršti ją baigti.
- Pateikimas. Dienos pabaigoje vairuotojas pateikia lapą, ir jis keliauja vadovui tvirtinti. Kol kelionė nebaigta, pateikti neleidžiama.
Privačios kelionės, darbas be ryšio ir istorija
- Privatumas. Kiekvienai kelionei pažymima kategorija: verslo, į darbą, privati arba mišri. Privačios kelionės maršrutas ir tikslas nesaugomi, todėl vadovas mato, kiek nuvažiuota asmeniniais tikslais, bet nemato kur.
- Be ryšio. Kai dienos lapas atidarytas, kelionės užmiestyje ar požeminėje aikštelėje pradedamos ir baigiamos be interneto. Pakartotinai išsiųsta kelionė nesidubliuoja. Ryšio vėl reikia pateikiant lapą.
- Grąžintas lapas. Jei vadovas lapą grąžino, vairuotojas programėlėje mato priežastį ir keliones pataiso ten pat.
Ką mato vadovas
Pateikti lapai laukia tvirtinimo naršyklėje, ir vadovas mato, kiek jų susikaupė. Lape matosi odometras pradžioje ir pabaigoje, kiekviena kelionė su laiku, kilometrais, kategorija ir maršrutu, kiek kuro tai mašinai įpilta per lapo laikotarpį, ir įspėjimai, jei kas nors nesueina.
- Patvirtinti, grąžinti, anuliuoti. Grąžinant privaloma nurodyti priežastį. Patvirtintas lapas užrakinamas.
- Įspėjimai, ne draudimai. Lapo pradžios rida mažesnė už paskutinį žinomą rodmenį, tarp kelionių liko neįrašytų kilometrų (kita kelionė prasideda daugiau nei 1 km aukščiau ankstesnės pabaigos), rida eina „atgal“, kelionės persidengia, kelionė neįtikėtina (ilgesnė nei 12 val., daugiau nei 1500 km arba vidutinis greitis virš 150 km/h), kelionė be kategorijos ar neužbaigta, trūksta tikslo ar atstumo. Sistema atkreipia dėmesį, bet sprendžia vadovas.
- Kuras lape. Kiekvienas pylimas priskiriamas lygiai vienam lapui, todėl tas pats kuras dviejuose lapuose nepasikartoja. Jei pylimas įvestas jau pateikus lapą, lape tai aiškiai parodoma.
- Ridos šaltinis. Patvirtinus lapą, galutinė rida įrašoma kaip odometro rodmuo — pagal ją planinė priežiūra prognozuoja artėjančius aptarnavimus.
- Numeracija. Numerį skiria sistema, pavyzdžiui KL-2026-000001; dublikatų nebūna, o kartą išduotas numeris antrą kartą nebeišduodamas.
- Statistika. Kilometrai, vairavimo ir stovėjimo laikas, kelionių skaičius ir verslo kelionių dalis — pagal dieną ar savaitę, automobilį, vairuotoją ir kategoriją. Ką šie skaičiai sako kartu su kuro sąnaudomis: kuro sąnaudų apskaita ir kelionių analizė.
Lapai ir kelionių suvestinė buhalterei
Lapai negyvena tik sistemoje. Vieną lapą arba visus pasirinkto laikotarpio lapus galima atsisiųsti PDF formatu — spausdinti ir segti — arba Excel. Buhalterei už laikotarpį paruošiama kelionių suvestinė: Excel failas tolesniam darbui ir PDF spausdinimui. Mėnesio gale nebereikia perrašinėti kilometrų iš popieriaus į skaičiuoklę.
Ką kelionės lapui keliama VMI ir buhalterijos
Privalomos kelionės lapo formos Lietuvoje nėra: teisės aktai nenustato nei formos, nei pildymo taisyklių, nei privalomų laukų sąrašo. Formą ir tvarką įmonė nusistato pati, dažniausiai apskaitos politikoje arba vadovo įsakyme kartu su kuro normomis. Finansinės apskaitos įstatymas vidaus dokumentui kelia bendrą reikalavimą: iš jo turi būti aišku, kada operacija įvyko, koks jos turinys ir dydis, o prireikus įmonė turi pagrįsti, kaip tas dydis apskaičiuotas.
Todėl kelionės lapuose įprastai fiksuojama:
| Ką lapas fiksuoja | Kam to reikia |
|---|---|
| Įmonė, lapo numeris ir data | Dokumentą galima identifikuoti ir susieti su apskaita |
| Automobilis ir vairuotojas | Aišku, kuriai mašinai priskirti kurą ir kas ja važiavo |
| Kiekvienos kelionės data, laikas, maršrutas ir tikslas | Įrodo, kad važiuota įmonės reikalais |
| Odometras pradžioje ir pabaigoje, nuvažiuoti km | Pagrindas kuro sąnaudoms pagal normą apskaičiuoti |
| Įpilti degalai | Kuro nurašymas sutampa su pylimais ir rida |
| Ar kelionė darbo, ar asmeninė | Atskiriamas privatus naudojimas (PVM, GPM) |
| Vairuotojo ir tvirtinančio asmens patvirtinimas | Aišku, kas atsako už duomenis |
Torek lape didžioji dalis šių duomenų atsiranda savaime: numerį skiria sistema, automobilį vairuotojas pasirenka programėlėje, laikas, odometras, kategorija ir maršrutas įvedami kelionės metu, o lape matyti per lapo laikotarpį įpiltas kuras. Lapą tvirtina vadovas.
Kam šie duomenys reikalingi:
- Sąnaudų pagrindimas. Pelno mokesčiui degalų ir kitos automobilio sąnaudos pripažįstamos leidžiamais atskaitymais tik tada, kai pagrįsta, kad jos faktiškai patirtos įmonės veiklai. Kokiais dokumentais tai įrodyti, įmonė pasirenka pati: kelionės lapais, degalų nurašymo aktais ar sunaudojimo ataskaitomis. Kuro normos turi būti techniškai pagrįstos, o ne nustatytos formaliai.
- PVM atskaita. Pirkimo PVM už degalus atskaitomas tiek, kiek jie naudojami PVM apmokestinamai veiklai. Jei automobilis naudojamas ir asmeniniams poreikiams, tai turi atsispindėti PVM apskaitoje, todėl buhalterijai reikia žinoti, ar ir kiek juo važiuota privačiai. Lengviesiems automobiliams PVM įstatymas taiko papildomų ribojimų (pavyzdžiui, jų įsigijimo PVM paprastai neatskaitomas), todėl tikslią tvarką nustato buhalterija.
- GPM ir „Sodros“ įmokos. Kai darbuotojas įmonės automobiliu naudojasi asmeniniams poreikiams, jis gauna pajamų natūra, nuo kurių skaičiuojamas GPM ir „Sodros“ įmokos. Nuo 2024 m. VMI asmeniniu naudojimu laiko ir važiavimą į darbą bei iš jo. Kelionės lapas parodo, ar automobilis naudotas asmeniškai ir kas juo važiavo, o pajamų natūra vertę apskaičiuoja buhalterija. Torek kelionėms yra atskira kategorija „į darbą“, todėl tokios kelionės matomos atskirai.
Kiek saugoti. Kai kelionės lapais pagrindžiama rida ir kuro sąnaudos, jie saugomi ne trumpiau kaip 10 metų. Tokį minimalų terminą Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė nustato transporto priemonių ridos ir kuro sąnaudų apskaičiavimo dokumentams, tiek pat saugomi ir ūkines operacijas patvirtinantys apskaitos dokumentai. Kaip dokumentai saugomi, nustato įmonės vadovas. Torek patvirtintas lapas užrakinamas, todėl vėliau nepasikeičia, o archyvui lapus už pasirinktą laikotarpį galima atsisiųsti PDF formatu.
Svarbu: tai bendra apžvalga, ne mokesčių konsultacija. Lapo formą, kuro normas ir privataus naudojimo apskaitą verta suderinti su savo buhalteriu.
Tik kelionės lapai ir kuras — be remonto modulių
Įmonė, kuriai reikia tik kelionės lapų ir kuro apskaitos, gali naudoti tik šią dalį. Tam užtenka dviejų rolių:
- Kelionių administratorius tvirtina lapus, tvarko kuro normas ir kuria darbuotojus. Slaptažodį naujam darbuotojui gali nustatyti pats — kvietimo el. paštu nereikia.
- Vairuotojas mato ir pildo tik savo keliones ir pylimus.
Apie pateiktą lapą pranešimą gauna kelionių administratoriai, o apie grąžintą taisyti — vairuotojas.
Kuo tai skiriasi nuo GPS ir buhalterinės programos
| Torek kelionės lapai | GPS sekimo sistema | Buhalterinė programa | |
|---|---|---|---|
| Iš kur atsiranda rida | Vairuotojas įveda telefone, vadovas tvirtina | Iš įrenginio automatiškai | Perrašoma iš popieriaus |
| Reikalinga įranga | Ne — telefonas arba naršyklė | Įrenginys kiekvienoje mašinoje | Ne |
| Kada pildoma | Kelionės metu, veikia ir be ryšio | Automatiškai | Mėnesio gale |
| Privačios kelionės | Lieka tik kilometrai, maršrutas nesaugomas | Sekama visada | Rankiniu būdu |
| Ryšys su technikos priežiūra | Patvirtinta rida atnaujina odometrą ir priežiūros planą | Paprastai tik per integraciją | Nėra |
Kaip pereiti nuo Excel
Excel kelionės lapas veikia, kol jį pildo vienas žmogus ir rodmenys surašomi laiku. Problemos prasideda, kai vairuotojų daugiau, o kilometrai mėnesio gale atkuriami iš atminties. Perėjimui užtenka vieno mėnesio:
- Atnaujinkite vidaus tvarką. Jei apskaitos politikoje ar vadovo įsakyme aprašyta konkreti popierinė ar Excel forma, kartu su buhalteriu įrašykite, kad lapas pildomas elektroniniu būdu ir tvirtinamas sistemoje.
- Pradėkite nuo mėnesio pirmos dienos. Tada vieno mėnesio duomenys nebus išskaidyti tarp Excel ir sistemos, o degalų nurašymo aktas odometrą mėnesio pradžioje ir pabaigoje ims iš vieno šaltinio.
- Perkelkite paskutinius rodmenis. Technikos kortelėje nurodykite paskutinį Excel lape užrašytą odometrą. Jei pirmo lapo pradžios rida bus mažesnė, vadovas pamatys įspėjimą.
- Sukurkite vairuotojus. Kelionių administratorius sukuria vairuotojų paskyras, o vairuotojas įsidiegia programėlę telefone ir pasirenka automobilį. Vairuotojui be telefono kelionę naršyklėje įveda vadovas.
- Pirmą mėnesį lapus tvirtinkite dažnai. Įspėjimai apie neįrašytus kilometrus ar ridą „atgal“ parodo, kur vairuotojui dar trūksta įpročio, o grąžintą lapą jis pataiso programėlėje.
- Excel lieka buhalterei. Kelionių suvestinė už laikotarpį atsisiunčiama Excel failu, todėl buhalterės darbas su skaičiuokle nesikeičia. Senų lapų perkelti nereikia: jie lieka jūsų archyve ir saugomi tiek pat, kiek iki šiol.
Ko modulis kol kas nedaro: neturi tiesioginės sąsajos su buhalterine programa — lapai ir suvestinė perduodami PDF ar Excel failu; jei sąsajos reikia jūsų buhalterijai, pasakykite demonstracijos metu. Maršrutas ir kilometrai įvedami, o ne atsekami iš GPS. Jei dar pildote popieriuje, pradėti galite nuo mūsų kelionės lapo šablono.
Dažniausi klausimai
Kaip vairuotojas pildo kelionės lapą telefone?
Telefone pasirenka automobilį ir pradeda kelionę: laikas ir odometro rodmuo užsipildo patys, lieka pažymėti kategoriją ir, jei reikia, parašyti iš kur, į kur ir kokiu tikslu važiuoja. Atvykęs kelionę baigia ir įveda odometrą. Dienos pabaigoje lapą pateikia vadovui tvirtinti.
Pamirštą kelionę vairuotojas įveda vėliau kaip jau įvykusią. Tą patį lapą galima pildyti ir kompiuterio naršyklėje.
Ar kelionės lapą reikia susikurti iš anksto?
Ne. Dienos kelionės lapas atsiranda tada, kai vairuotojas pradeda pirmą tos dienos kelionę. Tuščių lapų nelieka: lapas be kelionių anuliuojamas.
Ką daryti, jei vairuotojas neturi telefono?
Kelionę naršyklėje gali įvesti vadovas — su rida kelionės pradžioje ir pabaigoje. Toliau lapas tvirtinamas taip pat, kaip ir pildytas telefone.
Ar programėlė veikia be interneto?
Taip. Kai dienos lapas atidarytas (tam ryšys reikalingas), kelionės pradedamos, baigiamos, taisomos ir įvedamos be ryšio: jos išsaugomos telefone ir išsiunčiamos, kai ryšys grįžta. Pakartotinai išsiųsta kelionė nesidubliuoja.
Ryšio vėl reikia pateikiant lapą tvirtinti.
Ar kelionės lapų programai reikia GPS įrenginio?
Torek — ne. Rodmenis ir maršrutą įveda vairuotojas, o vadovas lapą tvirtina. Nereikia montuoti įrangos, mokėti abonentinio mokesčio už sekimą ir derinti lokacijos duomenų tvarkymo.
GPS sekimo sistema rodo, kur transportas yra dabar. Kelionės lapas pagrindžia ridą ir kuro sąnaudas dokumentu, kuris susietas su technikos priežiūros istorija.
Ar vadovas mato, kur važiuota privačiai?
Ne. Privačiai kelionei maršrutas ir tikslas neįvedami, o sistema maršrutą, tikslą ir kontrahentą išvalo net jei jie jau buvo užpildyti. Lieka tik kilometrai ir laikas — tiek, kiek reikia ridai pagrįsti.
Kas nutinka patvirtinus lapą?
Lapas užrakinamas, o jo galutinė rida įrašoma kaip technikos odometro rodmuo (telefone odometras įvedamas kiekvienai kelionei). Pagal šią ridą prognozuojami artėjantys aptarnavimai, o degalų nurašymo aktas iš tos pačios istorijos ima odometrą mėnesio pradžioje ir pabaigoje.
Jei lape yra klaida, vadovas jį grąžina vairuotojui nurodydamas priežastį. Vairuotojas grąžinimo pastabą mato programėlėje ir kelionės pataiso ten pat.
Kaip numeruojami kelionės lapai?
Numerį skiria sistema: formatas KL-2026-000001, kur viduryje yra metai, o gale — eilės numeris. Numeracija atsistato kiekvienų metų pradžioje, o prefiksą (numatytasis KL) pritaikome pagal įmonės tvarką.
Kadangi numerį skiria sistema, dublikatų nebūna net tada, kai lapus vienu metu kuria keli žmonės. Kartą išduotas numeris antrą kartą nebeišduodamas: jei juodraštis ištrinamas, jo numeris lieka praleistas, todėl numeracijoje gali būti tarpų.
Kam įmonei kelionės lapai?
Kelionės lapas pagrindžia, kad transportas ir kuras naudoti įmonės veiklai: jame fiksuojama data, rida, laikas ir kelionės tikslas. Praktikoje jis reikalingas kuro sąnaudoms nurašyti ir ginčams dėl transporto naudojimo išvengti.
Konkrečius reikalavimus savo įmonei verta pasitikslinti su buhalteriu — jie priklauso nuo veiklos ir apskaitos politikos.
Ar yra privaloma kelionės lapo forma?
Ne. Teisės aktai kelionės lapo formos, pildymo taisyklių ar privalomų laukų nenustato. Įmonė juos nusistato pati, dažniausiai apskaitos politikoje ar vadovo įsakyme kartu su kuro normomis.
Kad lapu būtų galima pagrįsti kuro sąnaudas, iš jo turi būti aišku, kuriuo automobiliu, kada, kiek kilometrų ir kokiu tikslu važiuota.
Kiek laiko reikia saugoti kelionės lapus?
Kai kelionės lapais pagrindžiama rida ir kuro sąnaudos, jie saugomi ne trumpiau kaip 10 metų. Toks minimalus terminas Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje nustatytas transporto priemonių ridos ir kuro sąnaudų apskaičiavimo dokumentams.
Kaip lapai saugomi (popieriuje ar elektroniniu būdu), nustato įmonės vadovas.
Ar važiavimą į darbą reikia žymėti atskirai?
Verta. Nuo 2024 m. VMI važiavimą įmonės automobiliu į darbą ir iš jo laiko automobilio naudojimu asmeniniais tikslais, o nuo jo skaičiuojamos pajamos natūra.
Torek tam yra atskira kelionės kategorija „į darbą“, todėl tokios kelionės matomos atskirai nuo verslo, privačių ir mišrių. Kaip jas apmokestinti, sprendžia buhalterija.
Ar elektroninis kelionės lapas gali pakeisti popierinį?
Teisės aktai nereikalauja, kad kelionės lapas būtų popierinis: formą ir pildymo būdą įmonė nusistato pati. Praktikoje svarbu, kad lapas būtų patvirtintas ir vėliau nepastebimai nepakeistas.
Torek patvirtintas lapas užrakinamas. Jei jūsų tvarkoje numatytas popierinis archyvas, lapus galima atsisiųsti PDF formatu ir atsispausdinti.
Ar kelionės lapus galima atsispausdinti ir perduoti buhalterei?
Taip. Vieną lapą arba visus pasirinkto laikotarpio lapus galima atsisiųsti PDF ar Excel formatu. Buhalterei skirta kelionių suvestinė — Excel failas tolesniam darbui ir PDF spausdinimui.
Tiesioginės sąsajos su buhalterine programa nėra — perduodamas failas.
Kokios dažniausios pildymo klaidos?
Pildymas atgaline data mėnesio gale, kai rodmenys „pritempiami“. Antra klaida — rida popieriuje gyvena atskirai nuo ridos, pagal kurią planuojama priežiūra, ir du šaltiniai anksčiau ar vėliau išsiskiria.
Torek tokias vietas vadovui pažymi įspėjimu dar prieš tvirtinant: lapo pradžios rida mažesnė už paskutinį žinomą rodmenį, tarp kelionių liko neįrašytų kilometrų (kita kelionė prasideda daugiau nei 1 km aukščiau ankstesnės pabaigos), rida eina „atgal“, kelionės persidengia, kelionė neįtikėtina (ilgesnė nei 12 val., daugiau nei 1500 km arba vidutinis greitis virš 150 km/h), kelionė be kategorijos ar neužbaigta, trūksta tikslo ar atstumo. Įspėjimai lapo neblokuoja — sprendžia vadovas. Pateikti neleidžiama tik tuščio lapo ir lapo su nebaigta kelione.
Kelionės lapai, kuriuos vairuotojai pildo patys
Demonstracija: vairuotojo programėlė, vadovo tvirtinimas ir kelionių statistika.
Susisiekti