Torek Kuro sąnaudų apskaita
Atnaujinta
Kuro sąnaudų apskaita ir kelionių analizė: faktas, norma ir nukrypimai
Kuro sąnaudų apskaita — tai kiekvienos mašinos faktinio sunaudojimo palyginimas su norma: kiek litrų sudeginama 100 km, koks nukrypimas procentais ir kodėl. Be palyginimo su norma kuro išlaidos lieka tik suma sąskaitoje.
Torek faktines sąnaudas skaičiuoja tarp dviejų pilnų pylimų pagal odometro ar motovalandų rodmenis, lygina su norma ir pažymi įtartinus pylimus. Kelionės lapų statistika rodo kitą pusę: kilometrus, vairavimo ir stovėjimo laiką, verslo ir privačias keliones — pagal mašiną, vairuotoją ir dieną.
Kuro suvestinė: visas parkas viename ekrane
Viršuje — pasirinkto laikotarpio skaičiai, žemiau — kaip jie keitėsi per mėnesius ir kurios mašinos labiausiai nukrypsta nuo normos.
- Vidutinės sąnaudos ir norma. Faktas l/100 km rodomas greta normos, todėl iš karto matyti, ar parkas degina daugiau nei turėtų.
- €/100 km. Kiek kainuoja nuvažiuoti 100 km — skaičiuojama tik iš išmatuotų intervalų.
- Nukrypimas. Bendras parko nukrypimas nuo normos procentais ir kiek pylimų anuliuota kaip klaidingi.
- CO₂. Išmetimai tonomis pagal sudegintą kurą (dyzelinui 2,68 kg litrui, benzinui 2,31 kg); koeficientus galima pakeisti.
- Mėnesio tendencija. Litrai ir išlaidos per mėnesį viename grafike — biudžeto pokytis matosi be skaičiuoklės.
Ką reiškia +2,55 %. Demo parke tai apie 37 tūkst. € per 90 dienų, sudegintų virš normos iš 1,48 mln. € kuro išlaidų. Sąskaitoje šio skaičiaus nėra — jis atsiranda tik palyginus faktą su norma.
Kaip skaičiuojamos faktinės sąnaudos
Faktas skaičiuojamas tarp dviejų pilnų pylimų: kiek nuvažiuota tarp jų ir kiek kuro įpilta. Dalinių pylimų litrai pridedami prie artimiausio pilno intervalo, todėl nė vienas litras nedingsta.
Technikai, kuri dirba motovalandomis, skaičiuojami litrai per motovalandą — tuo pačiu principu.
Pylimai, kurie iškreiptų vidurkį, anuliuojami automatiškai: mažėjanti rida, įpilta daugiau nei telpa į baką, sąnaudos daugiau nei trigubai viršija normą. Jie lieka sąraše, bet į skaičiavimą nepatenka; jei sistema suklydo, vadovas anuliavimą atšaukia. Galimą dublikatą programa parodo dar įvedant, ir išsaugoti jį galima tik patvirtinus.
Vienos mašinos kuras kartu su remontais
Atidarius mašiną matyti kiekvieno intervalo faktas, norma, pylimai ir kilometrai. Ant tos pačios laiko ašies pažymėti priežiūros darbai ir defektai, todėl galima patikrinti, ar sąnaudos pasikeitė po filtrų keitimo, padangų ar stabdžių remonto.
Įtartini pylimai: peržiūros eilė
Vadovui nereikia peržiūrėti visų pylimų — sistema surenka tik tuos, kuriuos verta patikrinti, ir parodo priežastį. Įrašą galima anuliuoti arba pažymėti kaip peržiūrėtą su pastaba. Jei eilėje yra neperžiūrėtų pylimų, pirmadienio rytą vadovai gauna santrauką el. paštu.
| Priežastis | Ką dažniausiai reiškia |
|---|---|
| Viršytas nuokrypis | Faktas viršija normą daugiau nei nustatyta (numatyta 10 %): nepilnas bakas, įvedimo klaida arba techninė problema |
| Be rodmens | Pylimas be odometro — intervalas neišmatuojamas |
| Mažėjanti rida | Rodmuo mažesnis už ankstesnį — rašybos klaida |
| Viršyta bako talpa | Įpilta daugiau nei telpa — pylimas ne į tą mašiną ar sujungti du čekiai |
| Neįtikėtinas sunaudojimas | Daugiau nei triguba norma — dažniausiai klaida rodmenyje ar kiekyje |
| Dublikatas | Ta pati mašina užpilta du kartus per 10 minučių arba tas pats čekis įkeltas antrą kartą |
| Be vairuotojo | Neaišku, kas pylė (tikrinama, jei įmonė tai įjungia) |
Kelionių analizė iš kelionės lapų
Kelionės lapai duoda tai, ko kuro įrašai neparodo: kas važiavo, kiek laiko praleido kelyje ir kiek stovėjo, kokia dalis kelionių — verslo. Trumpam laikotarpiui grafikas rodo kiekvieną dieną, ilgesniam — savaites.
- Važiuota ir stovėta. Daug stovėjimo laiko dažniausiai reiškia laukimą pakrovimo vietose arba neefektyvų maršrutą.
- Verslo dalis. Kokią ridos dalį sudaro verslo kelionės; kelionės į darbą ir mišrios į ją neįskaičiuojamos. Kilometrai pagal kategorijas ir kelionės be kategorijos rodomi atskirai.
- Mašinos ir vairuotojai. Dešimt daugiausia nuvažiuojančių mašinų ir vairuotojų; užvedus matosi ir laikas bei vidutinis greitis, paspaudus — jų lapai.
- Laukia tvirtinimo. Kiek pateiktų lapų dar nepatvirtinta; paspaudus lieka tik jie.
Kaip lapus pildo vairuotojai, parodyta puslapyje apie kelionės lapus telefone.
Kur ieškoti atsakymo
| Klausimas | Kur žiūrėti |
|---|---|
| Kuri mašina degina daugiau nei norma? | Kuro suvestinė → didžiausi nukrypimai |
| Ar sąnaudos pasikeitė po remonto? | Mašinos kuro grafikas su priežiūros įvykiais |
| Kurie pylimai atrodo neteisingi? | Peržiūros eilė |
| Kiek nuvažiuota asmeniniais tikslais? | Kelionių analizė → kategorijos |
| Kas daugiausia laiko stovi? | Kelionių analizė → važiuota ir stovėta |
Ataskaitos vadovui ir buhalterijai
- Degalų nurašymo aktas. Mėnesinis PDF — vienai mašinai arba visam parkui: odometras mėnesio pradžioje ir pabaigoje, galiojusi norma, faktas, sunaudota pagal normą ir nukrypimas, pylimų lentelė, vairuotojų suvestinė ir CO₂.
- Kuro nukrypimų ataskaita. Litrai, išlaidos, nukrypimas nuo normos ir nukrypimų pasiskirstymas; eksportuojama į PDF, Excel ar CSV.
- Kelionės lapai. Numeruoti ir patvirtinti lapai su kategorijomis. Eksporto į buhalterinę programą kol kas nėra — jei jo reikia, pasakykite demonstracijos metu.
Iš kur ateina duomenys
Vairuotojo telefonas. Pylimas įvedamas programėlėje, ir be ryšio: odometras ar motovalandos, kiekis, kaina, pilnas bakas ar ne, kuro kortelė. Programėlė parodo paskutinį žinomą rodmenį, todėl rašybos klaidą pastebėti lengva.
Kuro kortelių išrašai. CSV failas iš tiekėjo savitarnos: atpažįstami Circle K, Neste, Viada ir Orlen formatai, o mašina randama pagal valstybinį numerį arba kortelę. Prieš išsaugant parodoma, kiek eilučių, litrų ir eurų bus įkelta.
Sava talpykla. Jei kuras pilamas iš įmonės talpyklos, sistema veda jos likutį (matavimas, atvežimai, pylimai) ir pylimui priskiria naujausio atvežimo kainą.
Kaip nustatomos normos ir tvarkoma visa kuro apskaita, aprašėme atskirai: kuro apskaita.
Ko čia nėra: duomenys neimami iš automobilio kompiuterio ar GPS įrangos, degalinių sistemos tiesiogiai neprijungtos, o čekių nuotraukos neatpažįstamos. Kuro faktas skaičiuojamas iš pylimų ir jų rodmenų — kelionės lapų kilometrai jo nekeičia, o kuro ir kelionių skaičiai rodomi atskiruose ekranuose.
Dažniausi klausimai
Kaip apskaičiuoti kuro sąnaudas 100 km?
Įpilti litrai dalijami iš nuvažiuotų kilometrų ir dauginami iš 100. Kad rezultatas būtų tikslus, skaičiuojama tarp dviejų pilnų bakų: nuo vieno pilno pylimo iki kito sudedami visi įpilti litrai, o kilometrai imami iš odometro rodmenų prie tų pylimų.
Pavyzdys: tarp pilnų pylimų nuvažiuota 1 075 km ir įpilta 350 l. 350 ÷ 1 075 × 100 = 32,6 l/100 km.
Kodėl sąnaudos skaičiuojamos tik tarp pilnų pylimų?
Jei bakas pripilamas ne iki galo, įpilti litrai nerodo, kiek kuro sudeginta nuo praeito pylimo. Tarp dviejų pilnų bakų sudeginta tiek, kiek įpilta, todėl tik toks intervalas duoda patikimą skaičių. Dalinių pylimų litrai neprarandami — jie pridedami prie artimiausio pilno intervalo.
Kas laikoma kuro nukrypimu?
Nukrypimas — tai faktinių sąnaudų skirtumas nuo normos procentais. Jei norma 32 l/100 km, o faktas 32,6 l/100 km, nukrypimas yra +1,8 %.
Pavienis didelis nukrypimas dažnai reiškia įvedimo klaidą ar nepilną baką. Nuolat augantis nukrypimas — techninį signalą: filtrai, padangų slėgis, purkštukai, stabdžiai.
Kuo skiriasi l/100 km ir €/100 km?
l/100 km rodo, kiek mašina sudegina, ir yra tinkamas lyginti su norma. €/100 km rodo, kiek kainuoja nuvažiuoti 100 km, todėl priklauso ir nuo kuro kainos. Kylant kainoms €/100 km auga net tada, kai mašina sudegina tiek pat.
Ar kelionių analizei reikia GPS?
Ne. Kilometrai, laikas ir kategorijos ateina iš kelionės lapų, kuriuos vairuotojai pildo telefone, o kuras — iš pylimų ir kortelių išrašų. Įrangos montuoti nereikia.
Ar žiemą taikoma kita norma?
Normai galima nurodyti sezoną: žiema skaičiuojama nuo lapkričio iki kovo, vasara — likę mėnesiai. Norma nustatoma konkrečiai mašinai arba visam technikos tipui, o koeficientu pakoreguojama, pavyzdžiui, kai mašina dirba su priekaba.
Ar pakeitus normą pasikeičia praeities skaičiai?
Ne. Normos versijuojamos: pakeitus normą senoji uždaroma, o ne perrašoma. Praeities mėnesių nukrypimai lieka tokie, kokie buvo skaičiuoti pagal tuo metu galiojusią normą.
Pažiūrėkite savo parko kuro ir kelionių skaičius
30 minučių demonstracija: kuro suvestinė, nukrypimai ir kelionių analizė su jūsų technikos pavyzdžiu.
Susisiekti